Het zijn roerige tijden voor de wereld, Nederland en in het bijzonder voor zorgend Nederland. Hoewel de waardering voor het vak groot is, vraagt het enorm veel van iedereen in de sector. Dat geldt ook voor ondernemingsraden: NU91 krijgt veel vragen van or’s.
Al enige tijd werken we samen met MZ Services om ondernemingsraden van dienst te kunnen zijn. In onderstaande vragen hebben we de meeste, door jullie gestelde, vragen op een rijtje gezet en daaraan de antwoorden van MZ Services toegevoegd.
Vooropgesteld: op veel van deze vragen is in deze uitzonderlijke situatie geen pasklaar antwoord. We geven bij de meeste vragen dus zowel een formeel antwoord als een pragmatisch antwoord. We kunnen ons voorstellen dat je naar aanleiding daarvan nog wil sparren met een adviseur. Heb je een andere vraag of wil je meer informatie? MZ Services is graag bereid je te woord te staan en je met een (video-)gesprek verder op weg te helpen.
MZ Services
Ja, zowel de Wet op de ondernemingsraden (WOR) als de cao zijn onverkort van toepassing. Dat betekent dat veel besluiten die nu genomen worden advies- of instemmingsplichtig zijn.
Echter: is het redelijk/constructief/levensreddend om daar nu een beroep op te doen, in deze volstrekt uitzonderlijke coronatijd? Ga je daar nu (desnoods) over procederen? Dat is wat ons betreft – relevante uitzonderingen daargelaten – niet aan te raden. Een voorbeeld van een relevante uitzondering, is het aanpassen van cao-bepalingen. Dit kan alleen in overleg met alle cao-partijen. Dus zowel werkgevers als werknemers (de beroepsorganisaties en vakbonden). Ook in crisistijd kan hier geen uitzondering op gemaakt worden.
Zowel artikel 28 als artikel 27 van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) zegt iets over de rol van de OR in het kader van arbeidsomstandigheden. Artikel 28 stelt dat je als OR de wettelijke plicht hebt om het naleven van voorschriften in het kader van veilig werken te stimuleren.
Artikel 27 geeft de ondernemingsraad instemmingsrecht op regelingen die gaan over alles wat met arbeidsomstandigheden te maken heeft. Dat geldt dus ook voor aanpassingen in de voorschriften die in jullie organisatie gelden. Het is daarmee belangrijk om goed op de hoogte te zijn van de geldende veiligheidsvoorschriften en -protocollen en bij het niet naleven hiervan er de bestuurder actief op te wijzen. Wanneer extra voorschriften of richtlijnen van kracht worden, die negatief afwijken van de voorgeschreven veiligheidsvoorschriften van het RIVM, geldt het instemmingsrecht van de OR. Let hierbij ook goed op handhaving en sanctionering. Zorg er tevens voor dat controlemogelijkheden, en de eventuele sancties, direct gecommuniceerd worden wanneer de maatregelen binnen de organisatie worden afgekondigd. Dus dat medewerkers hiervan actief op de hoogte gesteld worden.
Nee, in het reglement van de OR wordt geregeld hoe de OR tot besluiten komt. In het OR-reglement staat normaal gesproken een ondergrens van het aantal aanwezigen dat benodigd is voor het kunnen bijeenkomen in een vergadering.
Daarnaast geldt wettelijk dat in het OR-reglement een quorum moet zijn opgenomen. Dat is het aantal aanwezigen dat bij een vergadering moet zijn om als ondernemingsraad rechtsgeldige besluiten te kunnen nemen. Vaak wordt dat gesteld op de helft van het aantal zetels +1.
Coronacrisis
Is het echter begrijpelijk dat een bestuurder of dagelijks bestuur in deze coronacrisis om een dergelijke constructie vraagt? Het antwoord is: ja. Mogelijk kan de ondernemingsraad het dagelijks bestuur, gezien de uitzonderlijke situatie, tijdelijk mandateren om zijn taken waar te nemen. Denk ook aan de mogelijkheid van digitaal vergaderen als het reguliere vergaderen nu niet lukt. De vraag is welke waarborgen je hiervoor als OR wil inbouwen. Uitstekende informatievoorziening van bestuurder via dagelijks bestuur naar de gehele OR is van groot belang. Maak goede afspraken hoe dat te regelen. Ook raden wij aan afspraken te maken over een escalatiemogelijkheid. Wat kunnen OR-leden bijvoorbeeld doen als zij het écht niet eens zijn met de gang van zaken?
Vooropgesteld: het is verstandig als mens, maar ook als medewerker en OR-lid, het nieuws nauwgezet te volgen via officiële kanalen.
Zo blijf je goed op de hoogte van de actualiteit en de feiten. Daarnaast is het verstandig om met je bestuurder afspraken te maken over hoe je geïnformeerd wordt over de lokale situatie.
Het overleg met de OR moet in alle gevallen doorgaan, maar de agenda zal nu anders zijn. Het is belangrijk dat je als OR op de hoogte wordt gehouden van de ontwikkelingen en maatregelen die worden genomen in het kader van de coronacrisis. Ga als OR vooral het gesprek aan met je bestuurder over zaken die zorgen baren en die spoedeisend zijn. Een daarvan is de veiligheid van medewerkers. Dit kan gaan over ontoereikende beschermingsmiddelen, maar bijvoorbeeld ook over het verminderen van het aantal medewerkers op een groep in verband met besmettingsgevaar of het tijdelijk wijzigen van taken. Veel organisaties hebben momenteel een crisisteam ingesteld. Mogelijk kun je, in overleg met de bestuurder, met een lid van zo’n crisisteam afspraken maken over hoe je als or – via het dagelijks bestuurd – op de hoogte wordt gehouden. Je kunt daarbij een frequentie afspreken en aanvullend afspreken dat je in uitzonderlijke situaties direct geïnformeerd wordt.
Formeel gezien kan de OR bij het adviesrecht conform de Wet op de ondernemingsraden (WOR) artikel 26 beroep instellen bij de Ondernemingskamer van het Gerechtshof in Amsterdam. Daar kan de bestuurder worden teruggefloten.
Voor een instemmingsplichtig besluit, waarin de OR niet om instemming is gevraagd of waarin hij deze niet heeft verleend, kan de or conform WOR artikel 27 vijfde lid de nietigheid inroepen. Het besluit mag dan niet worden uitgevoerd. De bestuurder kan bij de kantonrechter om vervangende instemming vragen. Een kantonrechter verleent alleen bij ‘zwaarwegend bedrijfsbelang’ vervangende instemming.
Echter: je zou als OR onderscheid kunnen maken tussen besluiten die nu genomen moeten worden in het kader van corona en besluiten die over andere zaken gaan.
Voor wat betreft de tweede categorie adviseren wij de bestuurder te houden aan zijn verplichtingen rondom de WOR.
Voor wat betreft de eerste categorie zou je met de bestuurder kunnen afspreken (leg schriftelijk vast!) dat hij deze besluiten Ondernemingskamer van het Gerechtshof in Amsterdam – gezien de uitzonderlijke situatie en enkel onder een aantal voorwaarden – zonder formele procedure kan nemen.
Je kunt dan denken aan:
Het is belangrijk dat zowel bestuurder als OR helder communiceren over de status van de besluiten die genomen worden, de rol van de OR nu en de rol van de OR in de toekomst.
Conform artikel 28 van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) heb je als OR een stimulerende taak in het kader van goed werkgeverschap. Dat betekent dat je dit goed werkgeverschap actief moet stimuleren in de organisatie.
Coronacrisis
Gedurende de coronacrisis is het extra belangrijk om medewerkers duidelijkheid te geven, hun zorgen te erkennen en ook om perspectief te bieden. Een bestuurder kan dit doen door moedig leiderschap te tonen en heel zorgvuldig en goed te communiceren. Dat doe je door feitelijk en rationeel te zijn en te handelen, maar ook door je zorg en waardering voor medewerkers actief te laten blijken en uit te spreken. Daarnaast is het bieden van perspectief belangrijk: we kunnen dit, komen er doorheen en gaan daarna ook weer verder. Als OR is het goed om de communicatie en het optreden van een bestuurder vanuit dat perspectief te bekijken en waar nodig aandachtspunten mee te geven. Voor andere zaken in het kader van goed werkgeverschap, zoals vitaliteit, duurzame inzetbaarheid, mobiliteit, opleiden en ontwikkelen, geldt dat die nu mogelijk even on hold staan. Dat zal verschillen per situatie. Je zou er als OR verstandig aan doen hierin mee te bewegen en begrip te tonen voor het feit dat de organisatie nu andere prioriteiten stelt.
